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HCRM: Il software per la gestione del poliambulatorio
L’adozione del software HCRM permette alle strutture di superare quest’insieme di problematiche che si trovano ad affrontare grazie a otto punti di forza che lo rendono unico. Vediamo nello specifico quali sono:

L’ALGORITMO MATEMATICO ALLA BASE. HCRM è frutto del lavoro di ingegneri e matematici che hanno elaborato un algoritmo matematico unico al mondo, che, in tempo reale, elabora i dati presenti nel sistema relativi a Dottori, Personale Paramedico, Attrezzature e Box, e prenota al paziente l’appuntamento più efficiente in termini di risorse umane e strumentali.
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Questo vuol dire che, una volta impostata l’organizzazione della struttura (inserimento di personale, orari, attrezzature etc…), il software in pochissimi secondi (è stimato che per trovare gli appuntamenti più efficienti relativi a 3 cicli di terapie da 10 sedute ognuna, il sistema impiega, in condizioni ottimali, al massimo 30 secondi!) elabora e presenta l’appuntamento o gli appuntamenti più efficienti che permettono alla struttura di ottimizzare l’utilizzo delle proprie risorse umane e strumentali. a) il Recall: la maggior parte del tempo delle risorse umane impiegate nel CUP viene speso per richiamare le persone, e informarsi se saranno presenti all’appuntamento
b) La disdetta: se non vengono chiamati i pazienti, o per un motivo particolare non possono esserci all’appuntamento, quell’appuntamento è perso in quanto difficilmente viene “recuperato” dal sistema.
c) la “sostituzione” dell’appuntamento: come anticipato, il sistema informatico difficilmente permette l’adattamento alla modifica dell’agenda. In questo modo se un appuntamento viene annullato, non sempre il sistema rende disponi bile quel giorno e quell’ora per le successive prenotazioni.

Quando il paziente si presenta nella struttura per l’appuntamento, nasce l’esigenza di dover integrare la prenotazione con l’accettazione, la chiusura della visita, e l’emissione della fattura. Non tutti i CUP sono attrezzati per gestire l’intera procedura in pochi click.

Per le strutture private che hanno una convenzione, si pone l’ulteriore problema del budget a disposizione.
Spesso infatti le cliniche private si trovano a fronteggiare il problema dell’esaurimento delle risorse economiche regionali a metà mese o metà anno a causa di una non ottimale distribuzione del budget. Capita così che la struttura deve far fronte con proprie risorse ai successivi impegni con i pazienti.

GESTIONE DI STRUTTURE CON MULTISEDE E MULTIREPARTO, PERSONALIZZABILE CON LA SCELTA DELLA LINGUA.
HCRM è in grado di gestire strutture con più sedi e con più reparti, senza perdere efficacia. Questo vuol dire che viene garantita la possibilità di schedulare le visite e di prenotare l’appuntamento più efficiente tenendo conto della dislocazione della struttura principale nel territorio. Per esempio: un paziente vuole prenotare un ciclo di terapia nel Sito 1 e nel Sito 2; il software da la possibilità di selezionare le strutture dove prenotare. In ogni caso l’algoritmo alla base sfrutta la sua efficacia.

GESTIONE COMPLETA DELLA VISITA AMBULATORIALE CON POSSIBILITA’ DI STAMPARE LE RICETTE
Il medico che effettua la visita può, dalla sua postazione, prescrivere la cura, i farmaci, oppure un’ulteriore prestazione direttamente dal suo terminale; inoltre può stampare la ricetta e consegnarla al paziente.

INTEGRAZIONE CON Microsoft® Dynamics CRM, CHE GARANTISCE LA TRACCIABILITA’ DELLE OPERAZIONI INTERNE.
La base di HCRM è il Microsoft® Dynamics CRM, software leader mondiale per la gestione dei clienti. Questo vuol dire che tutte le operazioni compiute per quel paziente, tutte le comunicazioni, tutte le prenotazioni, le disdette, le mail etc… vengono mappate dal sistema, garantendo così al personale di front-office di poter gestire al meglio il paziente. Inoltre il sistema garantisce anche la tracciatura delle operazioni compiute dal personale interno (utenti che accedono al sistema) così da sapere sempre a chi imputare una certa azione, e sapere cosa succede nella struttura.

GESTIONE DEL CALENDARIO DI LAVORO DEL PERSONALE MEDICO, PARAMEDICO E RISORSE OSPEDALIERE, CON POSSIBILITA’ DI CONDIVIDERE LE AGENDE E MODIFICARE LE PRENOTAZIONI.

HCRM garantisce la presenza di due calendari:

  • Il primo calendario dove vengono riportati tutti gli appuntamenti presi per il personale interno, sia medico che paramedico, sia le prenotazioni relative alle strutture ospedaliere (per esempio, i box liberi, le stanze occupate etc…).
  • Il secondo, chiamato “Calendario Dinamico”, permette di spostare un appuntamento con il semplice “Drag & Drop” sulla schermata. In questo modo non c’è bisogno di prenotare l’appuntamento da Wizard, ma è sufficiente trascinare la casella dell’appuntamento verso un’altra casella libera. La procedura è così più snella e immediata.
  • MODULO “CONTABILITA’ ” COMPLETO DI FATTURAZIONE, TRACCIATO RECORD AL MEF E ALLA ASL.

Il D.M. 24 giugno 2004, pubblicato sulla G.U. n. 162 del 13 luglio 2004, stabilisce che i dati relativi alle ricette farmaceutiche dovranno essere inviati “con frequenza mensile a partire dalla data di attivazione di ciascuna regione”, secondo quanto previsto dal c. 6 dell’art. 50 del D.L. 269/2003. Pertanto tutte le strutture che erogano prestazioni sanitarie in convenzionato debbano inviare mensilmente un tracciato record al MEF e all’ASL con tutte le ricette elaborate dalla struttura per avere il rimborso delel spese eventualmente sostenute.
Conformemente alla norma, il software HCRM permette di elaborare i tracciati record e di inviarli al MEF e all’ASL.
Inoltre il software ha integrato al suo interno il modulo “Fatturazione” per l’elaborazione e la stampa di fatture.

POSSIBILITA’ DI LAVORARE TRAMITE TOUCH-SCREEN.
Nell’era digitale diventa importante adeguarsi alla tecnologia. HCRM prevede la possibilità per il personale della struttura di lavorare tramite touchscreen.

REPORTISTICA.
HCRM ha una serie di Report già impostati che permettono alla struttura di monitorare:

  • Elenco ricette
  • Elenco fatture
  • Note di credito
  • Prestazioni erogate per struttura e per settore
  • Ricette generate
  • Statistiche
  • Visite mediche

Distinta ricette (le ricette stampate per struttura, branca e data)

WIZARD PER INDIVIDUARE E FACILITARE IL LAVORO DEGLI OPERATORI.
HCRM prevede, all’apertura del software, una serie di sezioni con incluso al loro interno il Wizard. Il Wizard non è altro che una procedura informatica che permette all'utente di eseguire determinate operazioni (solitamente complesse) tramite una serie di passi successivi. In questo caso nell’HCRM sono integrate le procedure per:

  • Aggiungere un paziente
  • Prenotare una visita medica o degli appuntamenti
  • Procedere con l’accettazione di un appuntamento
  • Emettere una fattura

INTEGRAZIONE DEL SISTEMA CON IL WEB
HCRM permette di interfacciarsi con il Web garantendo una serie di altri servizi anche ai paziente.
Integrarsi con il Web vuol dire permettere alla struttura di snellire molte delle sue procedure perché vengono messi a disposizione una serie di servizi anche al cittadino. Per esempio, al momento della prenotazione ad ogni paziente viene fornita una userid e una password; tramite queste credenziali può effettuare l’accesso su web, visualizzare le prenotazioni e disdire un appuntamento. Un risparmio di tempo per le strutture, e un’ottimizzazione dei tempi e dei costi, e della gestione delle risorse umane.

Inoltre HCRM permette alla struttura di contattare i pazienti tramite mail o SMS  per ricordare loro dell’appuntamento, o per inviare altre comunicazioni.

FLESSIBILITA’ MASSIMA.
HCRM garantisce alle strutture che lo adottano la massima flessibilità. Questo vuol dire che in qualsiasi momento possono essere apportate al software delle modifiche personalizzate in poco tempo e senza sconvolgere la struttura base.

INTEGRAZIONE TRA PRENOTAZIONE-ACCETTAZIONE-FATTURAZIONE
L’integrazione di queste tre funzioni del software garantisce il massimo snellimento del lavoro all’interno della struttura.
Il paziente prenota una visita e si reca presso la struttura. Prima dell’esecuzione della prestazione, il personale addetto cerca la prenotazione (anche con lettore di codice a barre) e viene effettuata l’accettazione; contestualmente il software da la possibilità di elaborare ed emettere fattura (il software calcola in automatico il totale della fattura sulla base delle prestazioni). L’integrazione garantisce così la velocità di tutto l’iter senza passare da una sezione ad un’altra.

SISTEMA DI DIGITAL SIGNAGE.
HCRM ha al suo interno un sistema di Digital Signage collegato ai terminali presenti nelle stanze, che permette di chiamare i pazienti in sala secondo un ordine, e di chiudere la visita senza dover passare dalla reception: una procedura che riduce i tempi e facilita il lavoro di tutto lo staff.

GESTIONE DEL BUDGET
HCRM ha al suo intero un sistema che permette il controllo del budget convenzionato/privato. Una delle problematiche che le strutture si trovano a dover affrontare è l’impossibilità di tenere sotto controllo la spesa per prestazioni erogate in convenzionato, con il rischio di dover fronteggiare ulteriori periodi senza la dovuta copertura economica.
HCRM permette la gestione del Budget delle visite convenzionate, con possibilità di interrompere le prenotazioni una volta raggiunto il budget stabilito dalla Regione; o in alternativa il sistema calcola in automatico il primo appuntamento utile per utilizzare il budget stanziato per le visite convenzionate.
Per esempio: siamo al 15 Gennaio e il budget mensile per Gennaio è 100. Il budget pubblico utilizzato fino a quel momento è di 98. Un paziente vuole prenotare una visita in convenzionato per una prestazione che costa 10. Il software calcolerà come prima data utile per utilizzare il budget pubblico il 1 Febbraio, in quanto a Gennaio, nonostante sia metà mese, il budget è stato quasi raggiunto (il budget non copre la visita che costa 10).
Un importante controllo della struttura sanitaria.

NOLEGGIO O ACQUISTO?
HCRM rappresenta una rivoluzione nel panorama dei software dedicati alla sanità. La sua particolarità sta nella possibilità di acquistare o noleggiare il software con evidenti ricadute sul budget.

La modalità Saas permette alla struttura di noleggiare il software invece che acquistarlo, risparmiando così sul prezzo totale e liberando la Direzione delle spese in gestione del server, della sicurezza, dei backup, della linea.
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